Svensk Handel
SKRIVARE & KOPIATORER ÄR
EN PRIORITERAD FRÅGA.
XL Office hittar lösningar & utvecklar funktioner.

trans_160160

trans_160160

trans_160160

Business Graph with arrow showing profits and gains

S
VENSK HANDEL I SIG HAR CIRKA HUNDRA ANSTÄLLDA OCH KONTOR PÅ FLERA PLATSER I VÅRT AVLÅNGA LAND; GÖTEBORG, JÖNKÖPING, MALMÖ, SUNDSVALL, ÖREBRO OCH STOCKHOLM. AMBITIONEN ÄR ATT VARA DET SJÄLVKLARA VALET FÖR SVENSKA HANDELSFÖRETAG, FÖR SÅVÄL DETALJISTER SOM GROSSISTER. ”SVENSK HANDELS MÅL ÄR ATT STÄRKA HANDELN OCH ÖKA MEDLEMSFÖRETAGENS LÖNSAMHET”, BERÄTTAR BAHRAM MADDAHI, IT-CHEF, NÄR VI TRÄFFAR HONOM PÅ SVENSK HANDELS KONTOR PÅ REGERINGSGATAN I CENTRALA STOCKHOLM.
BAKGRUND

”För att nå målet arbetar vi konsekvent och långsiktigt med att förbättra och förenkla regler och förutsättningar och för att skapa ett bättre företagsklimat för både etablerade handelsaktörer och nyetablerade företag”, säger Bahram Maddahi. Kärnan i det arbetet består av opinionsbildning och direkta kontakter med beslutsfattare i olika frågor. Men en del i det arbetet är att först sopa framför egen dörr. Att skapa rutiner och verktyg för effektiv dokumenthantering. Att säkerställa en trygg och säker infrastruktur som underlättar det dagliga arbetet och skapar goda förutsättningar för bästa service till de 12 000 medlemsföretagen med 300 000 anställda.

UTMANING

”För oss på IT-avdelningen är dokumenthantering med skrivare och kopiatorer en prioriterad fråga. Datorer, telefoner, skrivare och kopiatorer är de viktigaste redskapen på kontoret. Det bara måste fungera annars blir det kaos”, säger Bahram Maddahi. ”Jag har skött skrivarna under alla år jag har jobbat på Svensk Handel. När jag blev IT-chef 2008 så tog IT-enheten över hela ansvaret, inklusive avtalet, från internservice. Det var då jag fick mer insyn i avtalet och fick möjlighet att granska marknaden. Efter en tid kom vi till en punkt då jag upptäckte att avtalet vi hade med vår leverantör inte var så transparent och tydligt som vi önskade att det skulle vara. Med maskinerna och maskinernas funktioner hade vi aldrig upplevt några problem. Däremot var det tydligt att vi behövde finslipa och trimma de administrativa förutsättningarna, förtydliga avtalet och komma fram till en överskådlig helhetslösning. Detta tog vi upp till diskussion med vår leverantör XL Office”, förklarar Bahram.

LÖSNING

”Vi har en bra relation och förtroende för XL Office, som numera ägs av Canon, och valde att gå på en helhetslösning som omfattar tretton multifunktionsskrivare, frankeringsmaskin, toners och pappersabonnemang samt uniFLOW för säker och platsoberoende utskrift. Nu har vi även fått ett funktionsavtal med garanterad volym på årsbasis, avtalet är klart och tydligt och alla kostnader är förutsägbara så långt som möjligt”, berättar Bahram Maddahi och utvecklar: ”För att få en sömlös och kostnadseffektiv dokumenthantering är det avgörande att se över avtal och förutsättningar för service och underhåll och göra detta tillsammans med den leverantör man har förtroende för. Det är A och O att avtalet är enkelt, överskådligt och att priset för alla tjänster som ska köpas är tydligt definierade. Att veta vad man får för pengarna och betalar för. Därför ska utrymmet för överraskningar vara så litet som möjligt samtidigt som förutsägbarheten ska vara så stor som möjligt. Ett kontinuerligt flöde av dokument kräver att din leverantör står på tå och ständigt är beredd att rycka in med kort varsel om det oförutsedda händer. Därför är det viktigt att service och underhåll fungerar när behovet uppstår. Om inte servicen då är snabb och pålitlig dröjer det inte länge innan läget blir kritiskt. Under alla våra år tillsammans har XL Office visat sig vara både snabba och pålitliga. De förstår vår verksamhet, vet vad vi förväntar oss och lever upp till förväntningarna”, säger Bahram Maddahi.

RESULTAT

”Som en konsekvens av lösningen har vi kunnat minimera administrationen för dokumenthanteringen; fakturorna har blivit färre samtidigt som det har blivit lättare att budgetera tack vare tydliga och överskådliga avtal. Nu är allt som är möjligt att förutsäga en del i avtalet med XL Office. Förr var det inte så. Då upplevde vi att vi ständigt blev överraskade av fakturor för sådant vi trodde att vi redan hade betalat för, obehagliga överraskningar helt enkelt. Men så är det inte längre. Nu har vi ett bra och transparent avtal som inte döljer några konstigheter.”

SAMARBETE

”Svensk Handel och XL Office har en lång historia tillsammans, vi talar om 18 år”, säger Bahram. ”Det är en bra grund för fortsatt samarbete och över tiden har vi utvecklat ett sätt att arbeta som är både trevligt och professionellt och genom att fokusera på relationen har vi skapat de bästa förutsättningarna för att hitta lösningar på eventuella problem och utveckla nya funktioner. Nästa steg för oss är att ta vara på den fulla potentialen som möjligheterna med uniFLOW erbjuder. Hittills har vi bara nuddat vid ytan”, berättar Bahram Maddahi, IT-chef, Svensk Handel.

Vill du veta mer?

Till Kontakt!